Pymes: Beneficios que traerá para su negocio la facturación electrónica

De acuerdo al equipo de Alegra.com, el software para administración y facturación en la Nube, la implementación de la facturación electrónica en Colombia permitirá realizar de manera más rápida y sencilla los procesos administrativos de las pequeñas empresas, así mismo les generará ahorro en el uso de papel, optimizará el tiempo, reducirá el gasto de transporte y disminuirá errores.

Hoy en día, hacer una factura es un proceso que toma varios pasos: se debe entregar, firmar y devolver una copia. Si además de eso tenemos que hacer un cambio en la factura, anularla o hacer una nota crédito, el proceso se duplica o triplica. Con la factura electrónica todo se hará en un solo paso, tan simple como enviar un correo electrónico.

Estos son algunos de los beneficios que traerá:

-Movilidad: El mayor beneficio que la Nube ofrece es la movilidad, ya que nos permite estar conectados 24 horas al día y desde cualquier lugar a través de un dispositivo.
Si comparamos la experiencia de los negocios con las cajas registradoras, esta nos vuelve dependientes a un lugar físico. Por el contrario, la factura electrónica está en la Web y se puede elaborar y acceder desde cualquier lugar con solo una conexión a Internet, incluso desde equipos móviles, permitiendo llevar los negocios de una manera más eficiente y práctica.

–Costos bajos: A diferencia de las facturas en papel que requieren hacer una inversión inicial, con costos de operación y riesgo de pérdida, la factura electrónica tiene muy bajos costos y su utilización disminuye gastos administrativos como de emisión y almacenamiento.

–Seguridad: Otro beneficio de la factura electrónica es la seguridad, ya que ahora será mucho más difícil que una empresa sea suplantada o que se utilicen sus datos para manipular información de terceros.
Las experiencias en otros países de América Latina

El paso a la Factura Electrónica es una tendencia en la región y un modelo ya probado en otros países. Actualmente en Chile y México es obligatoria para la mayoría de los negocios y se ha iniciado un camino similar en Perú y Ecuador.

En el caso de México que es el país que más tiempo lleva con la implementación y dónde se encuentra más madura la tecnología, es interesante ver como todos los negocios o personas que realizan actividades económicas han adaptado el modelo, por ejemplo si se toma un taxi se puede solicitar a este una factura electrónica que se recibirá en el correo electrónico. Los resultados en general han sido muy buenos y han generado impactos positivos, permitiendo a muchas empresas agilizar sus procesos y descubrir todos los beneficios de Internet.

Otra experiencia destacable es en Chile donde se está iniciando el proceso de manera obligatoria, pero debido a las ventajas que el sistema representa incluso antes de que fuera obligatorio ya muchas empresas lo habían implementado como una buena práctica.

Para el caso de Perú, al igual que Colombia, se encuentra en la primera fase de implementación con un reciente lanzamiento del modelo de facturación y promoción. En ambos países, se tiene planeado hacer el uso de la factura electrónica obligatoria en los próximos 2 años.

A modo de recomendación, es importante saber elegir el software de facturación más completo, que cumpla no solo con la facturación sino que además permita administrar grandes cantidades de facturas en un solo lugar. Por ejemplo, Alegra.com ya tiene diseñado el sistema de recepción de facturas, lo que le permite a las empresas recibir en un buzón de entrada de correo todas sus facturas y tenerlas organizadas de manera automática, además tiene la experiencia por sus operaciones en 8 países donde en algunos ya es obligatoria la facturación electrónica.